KI trifft BGM – was bleibt menschlich, was darf digital werden?

Wie können Digitalisierung und Künstliche Intelligenz das Betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) sinnvoll unterstützen? Und wo bleibt der Mensch unverzichtbar? Genau diesen Fragen haben wir uns bei unserem mittlerweile fünften BGM-Event am 12. Oktober gewidmet.

Gemeinsam mit unseren Gästen und Experten Tim Katzer und Stella Smiljkovic haben wir spannende Einblicke gewonnen, neue Perspektiven kennengelernt und darüber diskutiert, welche Chancen die Digitalisierung für die tägliche BGM-Arbeit bietet.

Für alle, die nicht live dabei sein konnten, haben wir die wichtigsten Impulse, Erkenntnisse und Denkanstöße in diesem Blogbeitrag zusammengefasst.

Digitalisierung im BGM: Nicht alles, was möglich ist, muss auch sinnvoll sein

Künstliche Intelligenz und digitale Lösungen eröffnen zahlreiche Möglichkeiten, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten. Doch nur weil sich eine Aufgabe automatisieren lässt, bedeutet das nicht automatisch, dass wir sie auch abgeben sollten.

Gerade Tätigkeiten, die uns Freude bereiten, Kreativität ermöglichen oder vom persönlichen Austausch leben, sollten nicht allein aus Effizienzgründen digitalisiert werden. Vielmehr geht es darum, bewusst zu entscheiden, wo Technologie einen echten Mehrwert schafft. Die entscheidende Frage lautet also nicht: Wie viel KI können wir einsetzen? Sondern: Wo unterstützt sie uns dabei, unsere BGM-Arbeit besser zu machen?

Ein guter Ausgangspunkt ist deshalb, die eigene tägliche Arbeit genauer unter die Lupe zu nehmen: Welche Aufgaben beanspruchen besonders viel Zeit? Welche davon lassen sich vereinfachen oder automatisieren? Und wo ist der persönliche Kontakt unverzichtbar?

Gerade bei organisatorischen und administrativen Tätigkeiten bieten digitale Lösungen großes Potenzial. Beispiele hierfür sind:

• Digitales Veranstaltungsmanagement: Zentrale Buchungs- und Anmeldesysteme erleichtern die Organisation von Gesundheitsangeboten und vermeiden unübersichtliche Excel-Listen.
• Digitale Gesundheitsplattformen: Ergänzende On-Demand-Kurse ermöglichen Mitarbeitenden, Gesundheitsangebote flexibel und unabhängig von festen Terminen zu nutzen.
• Automatisiertes Reporting: Teilnehmerlisten, Teilnahmequoten und Statistiken lassen sich digital erfassen und auswerten.
• Digitale Evaluation: Automatisierte Feedbackbefragungen nach Veranstaltungen erleichtern die Erfolgskontrolle und Weiterentwicklung von Maßnahmen.

All diese Möglichkeiten können BGM-Verantwortliche im Arbeitsalltag entlasten und wertvolle zeitliche Ressourcen schaffen.

Dabei helfen vier zentrale Leitfragen:

1. Welche Aufgaben kann und möchte ich abgeben?
2. Wo schafft KI tatsächlich einen Mehrwert für mich und mein Team?
3. Was soll menschlich bleiben – und wo kann Technologie sinnvoll unterstützen?
4. Was ist technisch möglich, rechtlich zulässig und für unsere Arbeit wirklich sinnvoll?

Digitalisierung sollte kein Selbstzweck sein. Es geht nicht darum, jedem neuen Trend zu folgen, sondern digitale Möglichkeiten gezielt dort einzusetzen, wo sie das BGM wirksamer, bedarfsgerechter und zukunftsfähiger machen.

Was wünschen sich BGM-Verantwortliche von digitaler Unterstützung?

Um herauszufinden, wo digitale Lösungen im BGM tatsächlich gebraucht werden, haben wir gemeinsam mit Feedbacktime BGM-Verantwortliche aus unterschiedlichen Unternehmen und Branchen befragt. Dabei wollten wir unter anderem wissen: Welche Aufgaben nehmen im Arbeitsalltag besonders viel Zeit in Anspruch? Wofür würden sich BGM-Managerinnen und -Manager mehr Freiraum wünschen? Und welche Tätigkeiten könnten sie sich vorstellen, an eine KI abzugeben?

• Viel Zeit für Organisation – zu wenig für die eigentlichen Herzensaufgaben? Die Ergebnisse zeigen: Einen besonders großen Teil der täglichen BGM-Arbeit nehmen die Koordination und Abstimmung mit anderen sowie administrative Aufgaben und das Reporting ein. Erst danach folgt der direkte Kontakt mit Mitarbeitenden und die Planung neuer Gesundheitsaktionen.

• Spannend wird es bei der Frage, wofür sich die Befragten eigentlich mehr Zeit wünschen: Hier stehen ausgerechnet die beiden letztgenannten Tätigkeiten im Vordergrund – der persönliche Austausch mit den Mitarbeitenden und die Entwicklung neuer Gesundheitsmaßnahmen. Das macht deutlich: Im BGM fehlt es häufig nicht an Ideen oder Engagement, sondern an zeitlichen Ressourcen, um sich intensiver mit den Menschen und ihren tatsächlichen Bedürfnissen auseinanderzusetzen.

• Wo kann KI konkret entlasten? Auch hierzu liefert unsere Befragung interessante Erkenntnisse. Besonders bei der Formulierung von Texten und Kommunikationsmaterialien sowie bei der Planung neuer Maßnahmen können sich die Befragten eine Unterstützung durch KI vorstellen. Weitere Einsatzmöglichkeiten sehen sie insbesondere bei fachlichen Recherchen, der Suche nach geeigneten Anbietern und bei administrativen Tätigkeiten.

Damit zeigen sich zahlreiche Ansatzpunkte, wie KI den BGM-Alltag erleichtern kann: von der ersten Ideenfindung über die Recherche und Vorbereitung von Maßnahmen bis hin zur organisatorischen Umsetzung. Das Ziel ist dabei nicht, BGM-Verantwortliche zu ersetzen, sondern ihnen mehr Zeit für die Aufgaben zu ermöglichen, bei denen ihre menschlichen Fähigkeiten besonders gefragt sind.

Was bleibt menschlich? Warum KI den persönlichen Kontakt nicht ersetzen kann

Bei aller Begeisterung für neue Technologien dürfen wir eines nicht vergessen: Betriebliches Gesundheitsmanagement ist und bleibt Arbeit mit Menschen. Gesundheitsförderung lebt davon, Mitarbeitende zu erreichen, Vertrauen aufzubauen, Bedürfnisse zu erkennen und Menschen für einen gesundheitsförderlichen Arbeitsalltag zu begeistern. Dafür braucht es weit mehr als Daten, digitale Plattformen und automatisierte Prozesse.

Es braucht persönliche Gespräche, ein Gespür für die Unternehmenskultur und ein Verständnis dafür, was die Menschen im Unternehmen tatsächlich bewegt. BGM-Verantwortliche müssen Führungskräfte sensibilisieren, Mitarbeitende motivieren, unterschiedliche Perspektiven berücksichtigen und Ergebnisse reflektiert einordnen können.

KI kann dabei unterstützen, Informationen zusammenzutragen, Daten aufzubereiten oder erste Vorschläge für Gesundheitsmaßnahmen zu entwickeln. Ob diese Maßnahmen jedoch wirklich zum Unternehmen, zu den Arbeitsbedingungen und zu den Bedürfnissen der Beschäftigten passen, lässt sich nicht allein aus einem KI-generierten Vorschlag ableiten. Denn niemand kennt einen Arbeitsplatz so gut wie die Menschen, die dort täglich arbeiten. Genau deshalb bleiben der direkte Austausch und die aktive Beteiligung der Mitarbeitenden zentrale Voraussetzungen für ein wirksames BGM.

Mehr Digitalisierung für mehr Menschlichkeit?

Was zunächst widersprüchlich klingt, könnte eine der größten Chancen von KI im Betrieblichen Gesundheitsmanagement sein: Wenn digitale Lösungen uns organisatorische Arbeit abnehmen, gewinnen wir mehr Zeit für das, was wirklich zählt.

Weniger Zeit für Teilnehmerlisten, Abstimmungsschleifen und administrative Routineaufgaben bedeutet im besten Fall mehr Raum für persönliche Gespräche, kreative Ideen und eine strategische, bedarfsgerechte Gesundheitsförderung. Mehr Zeit, um zuzuhören und herauszufinden, welche Themen die Mitarbeitenden tatsächlich beschäftigen. Mehr Zeit, um Führungskräfte einzubinden, Maßnahmen gemeinsam zu entwickeln und die Wirksamkeit bestehender Angebote kritisch zu hinterfragen. Und nicht zuletzt mehr Zeit, um das Gesundheitsjahr bewusst zu gestalten – statt lediglich eine Maßnahme nach der anderen zu organisieren.

Unser Fazit

Unser fünftes BGM-Event hat gezeigt: Digitalisierung und Künstliche Intelligenz bieten großes Potenzial, das Betriebliche Gesundheitsmanagement weiterzuentwickeln. Entscheidend ist jedoch, wie wir diese Möglichkeiten nutzen. Nicht jede Aufgabe muss automatisiert werden. Nicht jede digitale Lösung ist automatisch eine Verbesserung. Und nicht alles, was technisch möglich ist, ist auch rechtlich zulässig oder für den jeweiligen Betrieb sinnvoll. Die Zukunft des BGM liegt deshalb nicht in möglichst viel Digitalisierung, sondern in einer klugen Verbindung von technologischer Unterstützung und menschlicher Kompetenz. Wenn KI uns dabei hilft, administrative Prozesse zu vereinfachen, neue Perspektiven zu gewinnen und Ressourcen freizusetzen, kann sie einen wertvollen Beitrag leisten.

Denn am Ende geht es im BGM nicht darum, Prozesse um ihrer selbst willen zu optimieren, sondern darum, die Gesundheit und das Wohlbefinden der Menschen im Unternehmen nachhaltig zu stärken.

Ein herzliches Dankeschön an unsere Experten Tim Katzer und Stella Smiljkovic sowie an alle Teilnehmenden für den spannenden Austausch und die wertvollen Denkanstöße!